На сьогодні в системі:
10 грудня 201814:50

Як зробити з тендерного комітету мегаефективну команду. Досвід “Укрпошти”

За час роботи в ProZorro “Укрпошта” заощадила більше 500 млн бюджетних коштів. Одна із перших почала проактивно запрошувати бізнес на торги та збільшила частку конкурентних процедур до рекордних 83%. Декілька порад, як повторити успіх Укрпошти: 

1. Введіть систему мотивації для закупівельників та оцінку ефективності відділу або тендерних комітетів, якщо в вас їх декілька. Наприклад, в Укрпошти, їх 26. Кожного кварталу ефективність проведених закупівель оцінюється за шістьма критеріями та створюється рейтинг тендерних комітетів, лідери отримують премії. 

2. Створіть справедливу систему оцінки ефективності закупівель. Включить декілька показників, на які може впливати тендерний комітет. Наприклад, оцінюйте конкуренцію на торгах ─ закупівельник може активно заохочувати бізнес брати участь, налагоджувати партнерські стосунки, щоб підприємці поверталися на торги. Додайте такий показник як успішність закупівель та відсоток конкурентних торгів, щоб зменшити відміни та звіти про укладені договори. 

Для Укрпошти такими критеріями є: успішність процедур, економія, середня кількість учасників, відсоток конкурентних процедур, активність в аукціоні, кількість завершених процедур.

3. Регулярно моніторте та досліджуйте успішні закупівлі ─ знайдіть відповідь на запитання, чому саме ці торги стали найкращими. Зробіть та постійно поповнюйте перелік правил, які допоможуть провести закупівлю більш ефективно. Поширюйте ці практики серед всіх закупівельників та тендерних комітетів. Укрпошті цей процес допоміг в рази підвищити ефективність закупівель по всій організації. Не в останню чергу завдяки такій системі Укрпошта в цьому році заощадила на тендерах більше 190 млн гривень. 

4. Приділяйте увагу нематеріальній мотивації та навчанню. Організовуйте регулярні зустрічі, де аналізуйте прогресивні практики, розглядайте причини які стоять на заваді ефективності, відзначайте кращих закупівельників. В Укрпошті в пілотному режимі зараз стартувала програма преміювання за досягнення KPI, пов'язаних з ефективністю торгів.

5. Створіть умови для обміну досвідом. Це можуть бути тренінги, навчальні програми, або ж звичайна закрита група на Facebook або внутрішній чат чи портал. Співробітники можуть просити поради в колег та швидко отримувати відповідь, ділитися успішними кейсами та шаблонами документів/специфікації і пр.

6. Об’єднуйте працівників навколо спільних цінностей та діліться досягненнями. Коли працівники тендерних комітетів бачать результати своєї роботи, це стає додатковою мотивацією працювати ефективніше. Приміром, в Укрпошті на заощаджені на тендерах кошти оновили автопарк.





Блоги

07 лютого 201811:05
Дайджест ProZorro за січень
Детальніше
Дарья Черкашина
Директор з маркетингу та комунікацій ProZorro